成都庆典礼仪策划,商务交往中陪同人员的职责

成都庆典礼仪策划,商务交往中陪同人员的职责

在工作中相信大家经常会因为情况紧急陪上司出去拜访客户或者陪同领导参加一些商务活动。在成都庆典礼仪策划公司——红星文化看来,这代表了领导对自己的信任,而且自己也可以从中学到很多为人处世的道理,当然要好好应对了。
可是对于没有接触过这类事情的职场新人来说,就不是一件轻松的事情了,如果因为自己的失误耽误了领导的事情,甚至损伤了公司的体面,很有可能彻底失去领导的信任,甚至直接被开除。因此作为商务陪同人员一定要了解一些基本礼仪,尽可能地避免工作中的失误。
一般商务陪同人员除了要陪伴领导、上级参加各种商务活动外,还要担负起安排领导行程的任务。故而他们要熟练掌握商务礼仪常识,增强自身素质,既要按规矩办事,又能灵活机动地相机行事。
陪同人员陪同领导外出前,要与领导充分沟通,了解出差目的、必备物品、外出工作内容和需要接见的对象,并根据工作内容和接见对象准备相关的文件、资料和礼品,携带的证件、甚至相机等,安排好领导的行程。具体来说要做到以下几点:
1、了解本次外出活动的任务、目的及领导对一些重要问题的基本看法,以便按领导意图及时提供服务,避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。
2、成都庆典礼仪策划公司强调,陪同人员一定要事先与所去之地的有关单位联系好,提供前往人员名单(包括姓名、性别、民族、职务等),说明此行目的和行程计划等。

3、时间观念要强。陪同人员在征求领导意见后,要与司机等随行人员约定好出发时间及行车路线;外出中的所有活动,陪同人员都要提前做好准备,按时召集其他随行人员等候领导,不能让领导等其他人。
4、要保持通讯联系。在陪同领导外出时,一定要与领导及同行人员时刻保持联系,以防有意外情况发生。
5、入住宾馆后,要让同行者之间互相知晓对方所住的房间,及时将同行者所住房号、内部电话拨法提供给领导,以便及时联络。
另外,陪同人员要注意这三点:
(1)该说的时候说,不该说的时候不说
尽管商务交往中主要是领导在与对方交流,但这并不意味着作陪人员可以一言不发。作为会面的参与方,陪同人员要学会适当的发言和提问,以帮助己方人员得到喘息之机。另外,会谈中难免会有冷场的时候,一旦发现有冷场的苗头,陪同人员应立即应对,不要让话头掉下来。但是,作陪人员一定要察言观色,不要在交流的时候抢风头,特别是把话题带偏了。
(2)做好会谈笔记
陪同人员一定要做好会谈内容的纪要,毕竟很少有领导自己做笔记的。一方面会打断谈话,另一方面,在某些敏感问题上做记录,也会让对方感到不愉快。陪同人员应尽量将双方谈话的信息加以记录,以便事后整理。也可以在不影响大局的情况下,查漏补缺,把领导漏谈的问题向对方提出来。
(3)察言观色
在会谈的过程中,有一些问题涉及到敏感地带。如果你观察到会谈的过程中,主谈人员和对方说的信息,完全不是你平时在公司里和他交流的信息,这很可能意味着主谈人员根本不想和对方说这个话题。
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时间:2021-2-21 编辑:会议公司

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