成都会议策划公司,会议场地究竟怎么看?

成都会议策划公司,会议场地究竟怎么看?

对于会议布置来说,前期实地考察场地是不可避免的。但是“外行看热闹,内行看门道”,很多人都不清楚考察场地究竟要看哪些内容,花费半天时间走了一圈结果也没看什么真正有价值的东西,布置会场时一问三不知,为后面的工作安排带来了不小的麻烦。下面成都会议策划公司——红星文化就来教大家如何看会议场地。
首先要列出将考察的地方,对这些地方进行标明。考察前,先对有表示的地方进行大致的了解,查询其具体位置和行车路线,免得去的时候找不到地方,浪费大量的时间在路上。
其次要确定考察的时间,而后提前告知酒店,让酒店相关负责人做好接待等工作,以免去的时候找不到主要负责人而让自己白跑一趟。
同时还要列出需要考察的项目清单,突出考察的重点部分和非重点部分,只有带有目的性的考察才是有效的。
接下来需明确考察的日程安排。这样酒店方就能根据你的日程安排做出相应的安排工作,比如你是去考察一天,当天去当天回,还是去考察多天,要不要安排住宿等问题。这些都是出发前就要和酒店沟通协调好的,不然就会造成酒店安排不周,或者打乱个人的行程安排情况对于任何一方来说都是不好的结果。
成都会议策划公司提醒大家,在考察时需主要关注以下几点:
1、场地的位置和交通,并实地考察场地的星级标准、装修设备是否符合本次会议的要求。一般会议场地应满足“容易找到”、“交通便利”、“有足够的车位”几个基本条件,还要尽量选在离大家的居所都比较近的地方。

2、会议室,包括所属楼层及行走路线、可容纳人数(分为课桌式、剧院式、岛屿式等)、可否有舞台(如果有相关尺寸)、可供搭建舞台的背景板尺寸(长和高)、厅内有无柱、桌椅形状及外套颜色搭配、演讲台形状(是否允许外附LOGO贴及相关位置尺寸)、 灯光明暗度、音响室位置(有单独隔间还是在室内)、投影仪数量(固定还是可移动、流明度、使用年限、收费情况)、幕布数量(固定还是可移动、尺寸)、无线及有线麦克数量(可免费提供多少个)、免费提供设备情况(会议用纸、笔及水,其中水要问清是茶水还是矿泉水)、台花和绿植(可免费提供多少)、厅外可否有摆放展示物的空间、休息区和吸烟区的位置、VIP室的位置及费用情况、茶歇摆放位置(要考虑室内和序厅的摆放空间以及可容纳人的数量)、会议厅价格(半天,并了解清楚此价包含哪些服务)、搭建货梯、洗手间的分布。
3、酒店住宿情况,现有房间情况及价格(普标、豪标、高级套间房间数量及价格)、各房间内收费项目(电话、MINI BAR、洗衣服务、送餐服务、收费食品等)、近期酒店房间预定情况。
4、餐厅,餐厅名称及其位置(楼层)、提供的菜式(中餐或西餐,要求提供和相关餐单)、茶歇餐单、厨房位置(由哪里送餐到餐厅,考虑送菜的时间长短)、自带酒水收费情况(若需自带酒水,之前要向酒店销售人员了解酒店相关规定和相关服务收费情况)、餐厅的尺寸及容纳人数(长、宽、顶高)、是否有舞台(看是否可以安排伴宴演出)、餐厅音响设备和灯光效果、餐厅包场价格、餐厅到会场之间的距离。
5、酒店大堂,签到台摆放位置(一般来说酒店可以在大堂设立签到台和易拉宝,具体情况要和销售落实清楚)、电子指示和酒店水牌(如果酒店水牌陈旧或样式难看则需要自己准备相关展示物品,如有电子指示牌要准备相关演示文字)、大堂到会场和餐厅的距离及行走路线、电梯数量是否满足参会人群流畅入场等。
成都会议策划公司——红星文化的服务涵盖:新产品宣传推广会、大型的培训沟通会议、招股说明会、项目竞标会、行业峰会、新闻发布会、巡回展示会、答谢宴会、商业论坛、项目说明会、项目发布会等。

时间:2021-2-22 编辑:活动策划

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