庆典活动如何把控每个环节?

庆典活动如何把控每个环节?

  庆典活动的每一个环节,需要充分的准备和安排,需要提起前应对。下面成都庆典策划详解一下。

  1、(前期策划)预算的控制

  (1)在活动方案中,活动预算表均以审批单的形式,报组委会审批后,方可支出。

  (2)宣传物料:各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、会议流程表、24小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等,均由设计人员设计后,提交组委会主人审批,有采购部门按照时间节点进行制作

  2、(活动期间)现场控制

  (1)在活动时间确认后,应该对发言和出席的领导日常安排进行确认,确保能够顺利参加周年庆典活动。

  (2)所有发言人员的发言稿和PPT应提前准备,均由组委会进行审阅,审阅通过后方可使用。

  3、旅游活动安排

  (1)参观由后勤主管进行监督和管理,做好现场装饰安排,彰显喜庆色彩

  (2)旅游由旅游公司负责,公司委派人员陪同,协调。

  4、晚会现场安排

  (1)晚会节目的安排及互动抽奖环节,提前召开会议予以确定

  (2)晚会节目应由员工自编自演,亦可找策划公司寻找演艺资源。节目要求应和周年庆典密切联系,时间应准确控制。

  5、客户的安排

  (1)参加庆典的工作人员均佩戴工牌,让与会嘉宾了解其工作,便于沟通

  (2)与会嘉宾没人发送活动流程表和24小时联系卡,以便与会人员在任何时间联系。

  (3)组委会准备常用药品,以解决天气等外界因素造成与会嘉宾的身体不适时,能够在第一时间处理。

  6、宣传安排

  (1)邀请2-3家与公司具有密切往来的媒体人员参加,全程感受活动的组织与进行,让其切实的感受到公司的文化与氛围,同时促成在各自宣传载体形成新闻类稿件,宣传公司活动与品牌;

  (2)借助周年庆典的契机,在专业杂志刊登“促销”广告,配合媒体宣传扩大影响力,促进销量;

  (3)第一时间图文并茂形成新闻稿,发布在公司网站,并通过官方“微博”“论坛”等形式进行转载或转发;

  对会议视频、照片进行存档,在公司宣传视频制作时将作为重要元素,同时在各种展会、宣传活动时播放,以彰显公司实力,树立品牌。

  7、应急预案

  (1)为了确保活动正常进行,在设置专人确保会议在酒店、公司等区域不被外界因素所打扰;

  (2)与会嘉宾人数:与会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等,因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等,如果在会议时,与会人员未到,应尽快通知组委会,及时对相关安排进行调整,以降低损失;对部分重点客户,应有销售部门负责人主动联系,确保到会;

  (3)活动中得客户代表发言环节,应安排1-2名忠诚客户,以防无人发言的情况发生 。

  以上这些就是常见的庆典准备每个环节的把控,掌控环节,就能事半功倍。

时间:2021-2-8 编辑:会议公司

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